Reforma Tributária: o que o e-commerce precisa ajustar agora — antes de virar o ano

| Bruna Kanning

Sou advogada tributarista e consultora em gestão tributária, com atuação focada em transformar o impacto dos tributos em um verdadeiro motor de crescimento para as empresas.Estou à frente do projeto Reforma Tributária 360, onde compartilhamos análises práticas, reflexões e estratégias para que empresários, gestores e profissionais consigam navegar com segurança e protagonismo pela maior transformação tributária das últimas décadas.

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Com a reforma tributária aprovada e a implementação se aproximando, 2025 será o ano de transição técnica. A operação começa oficialmente em 2026, mas os sistemas, cadastros e processos precisam estar prontos muito antes disso. Para o e-commerce, que vive de alta escala, venda pulverizada e margens apertadas, isso significa agir agora.

Abaixo estão os três principais pontos que precisam ser atacados com prioridade, com base nas regras já publicadas e nos testes que começarão nos próximos meses.

1. Adaptação dos ERPs: a urgência real para o e-commerce em 2025

O primeiro e mais importante passo para o e-commerce se preparar para a reforma tributária está na adequação do ERP e dos sistemas fiscais à nova estrutura dos documentos eletrônicos.

Não haverá criação de um novo documento fiscal. A NF-e, a NFC-e, a NFS-e e o CT-e continuarão existindo, mas todos serão atualizados para receber novos campos específicos do IBS e da CBS, de forma padronizada em todo o país.

Esses campos já estão sendo especificados nas documentações técnicas divulgadas pela Receita Federal, pelo Comitê Gestor e pelas Secretarias Estaduais e Municipais. A mudança passa a valer de forma obrigatória em 2026, mas o ambiente de testes e homologações já será aberto em 2025.

O que está efetivamente mudando

As atualizações exigem que o ERP seja capaz de:

• Receber os novos campos de IBS e CBS nos documentos fiscais — com os respectivos códigos de tributação próprios desses tributos (não se trata de CST, CSOSN ou CFOP, mas de códigos novos, específicos para o novo sistema);

• Emitir as notas fiscais no mesmo leiaute atual, mas com os campos do IBS e da CBS corretamente preenchidos conforme os novos critérios legais e técnicos;

• Fazer a distinção clara entre operações tributadas e não tributadas, inclusive por item, conforme exigência dos novos campos técnicos;

Ainda não existe nenhuma integração automatizada ou tabela nacional de alíquotas, nem regras de cálculo definidas pelo sistema. O foco neste momento é estrutural e documental: preparar os sistemas para suportar e emitir os documentos com os campos que serão exigidos legalmente.

Cronograma técnico e operacional

• 2025: início do ambiente de testes e homologação das novas versões dos documentos fiscais eletrônicos com campos do IBS e CBS;

• 2026: entrada em vigor do regime de transição (regime dual), quando as empresas passam a destacar o IBS e a CBS junto com os tributos atuais;

• 2027 em diante: evolução gradual da substituição completa dos tributos antigos até 2033.

A empresa que não estiver com o sistema adaptado ainda em 2025, estará em risco real de não conseguir emitir documentos válidos a partir de 2026, o que pode paralisar operações e gerar autuações.

2. Cadastro de fornecedores: base para precificação e segurança fiscal no novo modelo

Com a entrada do IBS e da CBS, a forma como o e-commerce enxerga e gerencia seus custos de aquisição precisa mudar. Isso porque a compra de mercadorias, embalagens, serviços logísticos e outros insumos passará a envolver uma nova lógica tributária, com regras próprias e códigos específicos de IBS e CBS aplicados pelos fornecedores.

Mesmo que o consumidor final não esteja preocupado com imposto, o e-commerce precisa estar atento ao impacto direto do IBS e da CBS nos preços de compra. Afinal, isso afeta sua margem, sua precificação e até a viabilidade de determinadas operações interestaduais.

O que precisa ser feito agora

Saneamento e enriquecimento do cadastro de fornecedores são medidas inadiáveis. Isso inclui:

• Validar localização (UF e Município) de cada fornecedor, já que a tributação pelo IBS será baseada no destino da operação e pode impactar o valor total da nota;

• Confirmar o regime tributário e a natureza da operação para identificar se o fornecedor aplicará o IBS/CBS ou se estará sujeito a algum tratamento diferenciado;

• Ajustar o sistema de contas a pagar e o módulo fiscal para reconhecer corretamente os campos novos dos documentos de entrada, evitando rejeição de crédito ou registro incorreto da operação.

O ERP também precisará ser capaz de ler os novos campos de IBS e CBS nas NF-es recebidas, e a área fiscal terá de acompanhar se os fornecedores estão emitindo as notas de forma adequada, especialmente no período de transição, quando coexistirão o modelo antigo e o novo.

Por que isso importa desde já

A partir de 2026, mesmo em regime dual, as compras já terão destaque de IBS e CBS. Isso significa:

• O custo de aquisição vai mudar, dependendo da forma como o fornecedor aplica os novos tributos;

• Se a nota fiscal de entrada estiver incorreta, você pode perder o direito ao crédito do IBS ou da CBS — com reflexo direto no caixa;

• Sem uma visão clara dos novos componentes tributários nas entradas, a precificação de venda pode ficar distorcida e comprometer a competitividade.

Empresas de e-commerce que operam com grandes volumes e mix variado de fornecedores precisarão adotar critérios objetivos para validação e auditoria das notas fiscais recebidas, especialmente nos primeiros meses da convivência entre os dois sistemas.

3. Cadastro de clientes: endereço correto não é só obrigação fiscal — é inteligência de negócio

Com a reforma tributária, o domicílio do consumidor passa a ser um elemento central na apuração do imposto. Tanto o IBS quanto a CBS terão como referência o local de destino da mercadoria ou serviço. Isso muda completamente a lógica que hoje muitos e-commerces adotam de tratar o endereço do cliente como um dado meramente operacional de entrega.

A partir de 2026, o Município e o Estado do cliente final determinarão a alíquota e o ente federativo destinatário do imposto. E esse dado virá diretamente do cadastro preenchido pelo consumidor no momento da compra.

O que precisa mudar agora

O e-commerce precisa tratar o cadastro do cliente como uma fonte crítica de informação fiscal, adotando medidas como:

• Obrigatoriedade de preenchimento completo e válido do endereço, com validação em tempo real (CEP, Município, UF);

• Integração da base de dados do cliente com os sistemas de emissão de nota fiscal, para garantir que a informação capturada no checkout seja fielmente refletida no documento fiscal;

• Ajustes na plataforma de vendas e no ERP para reconhecer o endereço de destino como critério de parametrização tributária — ou seja, como base para cálculo do IBS e CBS nas operações de saída.

Esses ajustes precisam ser feitos em 2025, porque as novas versões dos documentos fiscais já preveem campos obrigatórios de identificação do local do adquirente, e o ambiente de testes técnicos estará disponível a partir deste ano.

Conclusão: 2025 é o ano da preparação silenciosa — e decisiva

A reforma tributária já começou, mesmo que os novos tributos só passem a ser cobrados a partir de 2026. O que se define em 2025 é quem vai operar com segurança no novo sistema e quem vai correr atrás do prejuízo.

Para o e-commerce, que depende de alto volume, agilidade operacional e margens otimizadas, os ajustes exigidos pela reforma não são opcionais. Eles tocam o coração da operação: o ERP, os documentos fiscais, os cadastros de fornecedores e clientes.

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